Når møterom, til både intern og ekstern bruk, skal få nytt navn er det ekstremt viktig at navnet velges med omhu. Det samme gjelder for rom av den mer stille typen, kjent som stillerom. Det er fort gjort å gjøre fatale feil. Her er derfor min guide til hvordan å velge gode navn på interne møterom, til ekstern og intern bruk:

1. Navnet har alt å si! Er det et dårlig navn blir møte dårlig. Ingen liker seg på et møterom som heter Josef Mengele eller Rune Øygard. Velg derfor navn som vekker positive assosiasjoner!
   

   Ikke kall opp møterom etter upopulære folk!

2. Ikke sikt for høyt! Det er mange som går i denne klassiske fella. Man tror man har kommet på et lurt navn, men så viser deg seg at ingen helt skjønner greia. Skal du døpe et rom etter en person, må det være etter en som alle vet hvem er og hva står for. Ikke kom her med et møterom som heter Oleh Luzhny eller Ruth Grung.

3. Ikke involver for mange i prosessen! Jo flere kokker desto mer søl. Det vil bare bli rot hvis det er for mange meninger som skal tas hensyn til. Da ender man med et kompromiss som er ingen er helt fornøyd med. Ta styring og kjør på!

4. Ha et helhetlig konsept! Tenk gjennom hva du vil signalisere med navnet, lag en historie og et godt konsept. Dette burde gjenspeiles i møterommets interiør og skilt på døren. Med et godt konsept er det enklere å skape tilhørighet og en fin stemning. Skal flere rom ha navn burde det være en rød tråd. Tenk også på hva du vil signalisere på SoMe.

5. Vekk følelser! Ikke vær redd for å spille på følelser. Det kan være glede, sorg eller noe annet.

6. Vær kreativ! Dette er kanskje det aller viktigste. Tenk utenfor boksen og velg et navn som ingen andre har, men alle kan like. Husk også at navnet skal vare i lang tid, det må derfor være noe som alltid er aktuelt.

Som et ledd i vår strategi om å nå ut til hele landet med vårt budskap, vil vi hver fredag ha en gjesteskribent. Disse representerer ulike miljøer og landsdeler, og har ofte varierende syn på eksterne møter. Noen vil fortelle selvopplevde historier, andre komme med tips og noen vil analysere seneste tids utvikling.

Nok prat! Først ut er hele Tønsbergs Helge Hammelow Berg.

Der jeg kommer fra (Tønsberg i Vestfold red. anm.) har vi lang tradisjon for eksterne møter. Det er kanskje ikke så rart, med tanke på at Tønsberg, eller TBG som vi gjerne sier, er Norges eldste by.  Jeg begynner selv å bli en gammel mann og har derfor rikelig med erfaringer når det kommer til eksterne møter. Noen av disse vil jeg nå dele med dere.

Mitt første tips er å aldri glemme et avtalt eksternt møte. Dersom du ikke dukker opp blir møtet nemlig ikke noe av. Er du heldig kan det kanskje bli utsatt, men dette er sjansespill.

Tips nummer to er å kle seg etter forholdene. Det tar seg ikke ut å stille i et eksternt møte i upassende klær. Jeg har gjort det noen ganger, det er ikke å anbefale.

Tips tre: Det er ok å spise noe lett før man går i møte. Selv om det er å foretrekke er det ikke alltid det blir servert mat. Med en lett matbit er du helgardert. Da har du plass til en sandwich, men sitter ikke sulten dersom det bare er kaffe og vann som tilbys (noe som er en nedtur).

Tips nummer fire er å ikke snakke om politikk og religion. Dette er følsomme temaer, som lett kan føre til dårlig stemning. Det er særlig viktig dersom du ikke kjenner de andre møtedeltagerne spesielt godt. Dette tipset gjelder ikke for eksterne møter som er av politisk eller religiøs karakter.

Mitt siste tips er å starte møtet med en vits. Det letter ofte på stemningen og skaper en mer avslappet tone. Tips til vits: Ikke noe fyrverkeri i år, sa kona og slengte rakettene i peisen.

Takk for meg og god helg!

Hvor skjer egentlig i eksterne møter?

Eksterne møter skjer over alt. Det mest vanlige er å definere det som at du selv og eventuelt noen i din bedrift og/eller organisasjon drar til en annen bedrift og/eller organisasjon for å ha et møte om noe. Da vil det være et eksternt møte både for dere og de dere møter (selv om dette kan virke som et paradoks).

Hva er det viktig å ta med til et eksternt møte?

Et godt råd i møtejungelen er å ta med de tingene du tror kan være nyttige å ha under møtet. Skal du presentere kvartalsresultatene for din bedrift? Da er det viktig å ta med presentasjonen. Skal du høre på en produktpresentasjon for et nytt produkt kan det være lurte å ta med noe å notere på slik at du ikke glemmer alle de viktige detaljene til senere?

Hvordan kommer jeg med på et ekstern møte?

Den enkleste måten er å invitere deg selv til noen andre. Noen synes imidlertid det kan være litt skummelt. Da må du huske på at alle har vært i din situasjon før. Trenger du virkelig hjelp kan du ta kontakt med oss på hjelpelinjen så hjelper vi deg.

Hvorfor er eksterne møter viktige?

Eksterne møter kan gi deg nye perspektiver på bedriften og/eller organisasjonen din slik at du blir mer effektiv, inspirert og fruktbar når du skal tilbake til arbeidsplassen din etterpå. Ofte serveres også ganske god lunsj så du blir mett.

Hva skal til for å holde et vellykket eksternt møte? Det er et spørsmål stadig flere stiller seg. Vi har derfor laget en liste med fem punkter, som skal hjelpe deg litt på vei neste gang du skal i et eksternt møte.

1. Vær alltid godt forberedt før du går i et eksternt møte.
2. Sett deg mål for hva du ønsker å oppnå og fokuser på dette.
3. Gjør alltid en evaluering av egen møteinnsats. Skrive en rapport, det hjelper deg i fremtiden.
4. Ikke vær redd for å feile, det kan skje selv den beste av oss.
5. Er du i tvil så oppretter du en uavhengig arbeidsgruppe til å hjelpe deg med gjennomføring og måloppnåelse.